День отправления транспортного средства является днем выезда из РБ в командировку

Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее - Инструкция № 115), определены порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам организаций, направляемым в зарубежные командировки.

Практика применения норм данного документа потребовала от разработчиков дополнительных разъяснений. На некоторых из них мы и остановимся.

С учетом финансовых возможностей в организации возможно разработать Положение о командировках.

Ситуация 1

Представительство иностранной компании (Италия) в Республике Беларусь не осуществляет предпринимательскую деятельность на территории Республики Беларусь. Коллективный договор в компании не заключается.

Возможно ли применение внутреннего Положения о командировках, утвержденного руководством иностранной компании и предусматривающего возмещение следующих компенсаций при служебных командировках:

- расходов по проживанию вне места жительства (суточных) свыше норм, установленных законодательством РБ;

- транспортных расходов, включая такси, в пределах и за пределами пункта командирования дополнительно к суточным сверх норм по представленным документам в оригинале;

- иных расходов, произведенных с разрешения нанимателя, но не предусмотренных Инструкцией № 115, по представленным документам в оригинале?

Представительство иностранной компании в Республике Беларусь вправе предусмотреть в Положении о командировании работников представительства, утвержденном руководством указанной компании, нормы возмещения расходов по проживанию вне места жительства (суточных) свыше норм, установленных Министерством финансов РБ (далее - Минфин РБ), возмещения транспортных расходов, включая такси (в пределах и за пределами пункта командирования), и иных расходов, произведенных с разрешения нанимателя (не предусмотренных Инструкцией № 115), при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале за счет собственных средств, выделяемых данной компанией на содержание представительства.

Напомним, что источниками регулирования трудовых и связанных с ними отношений, кроме Конституции Республики Беларусь, Трудового кодекса РБ (далее - ТК) и других актов законодательства, являются коллективные договоры, соглашения и иные локальные нормативные правовые акты, заключенные в соответствии с законодательством. При этом наниматель вправе устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде (ст.7 ТК).

Однако предусмотренные в коллективном договоре, соглашении размеры возмещения командировочных расходов не могут быть ниже размеров, установленных законодательством (ст.95 ТК).

Ситуация 2

Может ли организация негосударственной формы собственности устанавливать нормы возмещения расходов по проживанию вне места жительства (суточных) и расходов по найму жилого помещения сверх норм, определенных законодательством РБ, на основании Положения о командировании работников данной организации? Наниматель должен возмещать работнику данные расходы в иностранной валюте или в белорусских рублях?

Учитывая норму ст.95 ТК, предусматривающую, что в коллективном договоре, соглашении размеры возмещения расходов при служебных командировках не могут быть ниже размеров, установленных для работников бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, организация негосударственной формы собственности может установить в Положении о командировании работников данной организации нормы возмещения расходов по проживанию вне места жительства (суточных) и расходов по найму жилого помещения в сутки сверх норм, определенных Минфином РБ.

При этом в затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при ценообразовании и налогообложении, организация должна включать командировочные расходы в пределах норм, установленных Минфином РБ.

Следовательно, командировочные расходы сверх установленных норм будут производиться в организации за счет прибыли, оставшейся после налогообложения. Наниматель может возмещать работнику указанные расходы как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях.

Примечание.

Д-т 20 и др. - К-т 71 - списаны командировочные расходы (суточные) в пределах установленных Минфином РБ норм;

Д-т 92 - К-т 71 - списаны командировочные расходы (суточные) сверх установленных Минфином РБ норм.

Рассмотрим порядок налогообложения сумм командировочных расходов, выплачиваемых работникам сверх определенных законодательством норм:

- подоходный налог. Сумма превышения при возмещении командировочных расходов (суточных) сверх установленных Минфином РБ норм является объектом для исчисления подоходного налога. Обосновывает данную точку зрения подп.1.3 п.1 ст.163 Особенной части Налогового кодекса РБ. Освобождаются от подоходного налога с физических лиц все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совета Министров РБ компенсаций (за исключением компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих работнику), в т.ч. связанных с выполнением плательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов). При оплате нанимателем плательщику расходов на командировки как на территории Республики Беларусь, так и за ее пределы (в т.ч. членам органа управления организацией, прибывающим (выезжающим) для участия в работе соответствующего органа управления этой организации) освобождаются от подоходного налога с физических лиц суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в порядке, определенном ТК, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, расходы, связанные с выдачей и (или) регистрацией документов для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь, получением виз, а также с обменом наличной валюты или чека на наличную иностранную валюту или с получением наличной иностранной валюты с использованием банковской пластиковой карточки. При непредставлении плательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога с физических лиц в пределах норм законодательства;

- Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты РБ (далее - ФСЗН) и Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах» (далее - Белгосстрах). Суточные (независимо от их размера) не включаются в объект для исчисления обязательных страховых взносов.

Компенсации, предусмотренные законодательством РБ (кроме компенсаций, выплачиваемых за неиспользованный трудовой отпуск; вместо предупреждения о предстоящем высвобождении; за особые условия труда), суммы, выплачиваемые в возмещение дополнительных расходов, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей, не являются объектом для начисления в ФСЗН взносов по государственному социальному страхованию, в т.ч. по профессиональному пенсионному страхованию. Это предусмотрено п.6 Перечня выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 25.01.1999 № 115.

Учитывая, что суточные являются видом компенсации, определенной законодательством РБ, независимо от их размера они не включаются в объект для исчисления взносов в ФСЗН и Белгосстрах.

Что следует понимать под днем отъезда из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь?

Ситуация 3

Работник был направлен в служебную командировку в г.Киев железнодорожным транспортом.

Согласно представленному проездному билету поезд отправился из г.Минска 28 сентября 2010 г. в 21.25 и прибыл в г.Киев 29 сентября 2010 г. в 8.33. Пересечение Государственной границы РБ произошло 29 сентября 2010 г. в 2.30 и было отмечено штампом в паспорте работника.

По каким нормам следует возмещать суточные за 28 сентября 2010 г.? Что следует понимать под днем отъезда из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь - день отправления (прибытия) поезда или пересечение Государственной границы РБ?

Возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку (часть первая п.22 Инструкции № 115).

Днем отъезда считается день отправления (выезда) транспортного средства (поезда), которым выезжает работник, из Республики Беларусь, а днем прибытия - день прибытия поезда в Республику Беларусь независимо от времени пересечения Государственной границы РБ.

Таким образом, в случае если в организации согласно приказу нанимателя работник выезжает в служебную командировку в г.Киев (Украина) поездом 28 сентября 2010 г. в 21.25, возмещение суточных за 28 сентября 2010 г. следует производить в иностранной валюте по нормам, установленным Минфином РБ для г.Киева (Украина), независимо от того, что согласно отметке в паспорте работника пересечение Государственной границы РБ произошло 29 сентября 2010 г. в 2.30.

Ситуация 4

Работник организации командирован в г.Москву (Российская Федерация) с 22 по 24 ноября 2010 г. Работник выехал поездом из г.Минска 22 ноября 2010 г. в 22.18 (день пересечения Государственной границы РБ - 23 ноября 2010 г. в 4.09).

Как правильно рассчитать суточные за 22 ноября 2010 г. в приведенной ситуации?

Является ли 22 ноября 2010 г. днем выезда из Республики Беларусь (часть первая п.22 Инструкции № 115) либо временем следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь (часть вторая п.22 Инструкции № 115)?

В каких случаях необходимо отслеживать время пересечения Государственной границы РБ с учетом расписания движения пассажирского транспорта (п.23 Инструкции № 115) для выплаты суточных в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством для оплаты служебных командировок в пределах Республики Беларусь.

Для выплаты суточных в белорусских рублях по нормам, определенным Минфином РБ для оплаты служебных командировок в пределах Республики Беларусь, необходимо отслеживать день отъезда работника из Республики Беларусь и день его прибытия в Республику Беларусь.

Днем отъезда считается день отправления (выезда) транспортного средства (поезда), которым выезжает работник, из Республики Беларусь, а днем прибытия - день прибытия поезда в Республику Беларусь независимо от времени пересечения Государственной границы РБ. При отправлении транспорта до 24 ч включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее - последующие сутки.

Таким образом, в случае если в организации согласно приказу и заданию нанимателя работник, направленный в служебную командировку в г.Москву (Российская Федерация) с 22 по 24 ноября 2010 г., выезжает поездом в место командирования 22 ноября 2010 г., что подтверждается датой в проездном билете, 22 ноября 2010 г. является днем выезда работника из Республики Беларусь, за который возмещение суточных производится в иностранной валюте по нормам, установленным Минфином РБ для г.Москвы (Российская Федерации), независимо от пересечения Государственной границы РБ 23 ноября 2010 г. в 4.09.

Определение даты пересечения границ государств, в т.ч. Государственной границы РБ, необходимо для определения продолжительности временной остановки и государства, в котором она произошла при следовании работника в служебную командировку (пп.27, 28 Инструкции № 115).

День пересечения границ государств, в т.ч. Государственной границы РБ, определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы определяется по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта (п.23 Инструкции № 115).

В случае временной остановки в пути следования (для выполнения служебного поручения или по другим не зависящим от работника причинам) и в связи с этим пребывания на территории иностранного государства продолжительностью 12 ч и более (с момента прибытия по расписанию движения пассажирского транспорта в пункт временной остановки) при проезде в государство, куда работник направлен в командировку, или при возвращении из командировки выплата суточных и возмещение расходов по найму жилого помещения производятся в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в котором произошла временная остановка. Указанный в настоящей части порядок выплаты суточных не применяется в отношении водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, и лиц, командированных вместе с ними (п.27 Инструкции № 115). За время остановки в пути следования по территории иностранного государства продолжительностью менее 12 ч (с момента прибытия по расписанию движения пассажирского транспорта в пункт временной остановки), связанной с расписанием движения транспорта (пересадкой), суточные выплачиваются по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку, расходы по найму жилого помещения не возмещаются (п.28 Инструкции № 115).

Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, и лицам, командированным вместе с ними, в случаях, предусмотренных в части первой п.27 Инструкции № 115, суточные следует выплачивать по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.

Ситуация 5

На балансе предприятия имеется собственный транспорт, которым осуществляются грузоперевозки, в т.ч. за пределами Республики Беларусь. Для осуществления грузоперевозок водители направляются в служебные командировки за границу.

Рассмотрим порядок применения норм главы 3 «Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения» и главы 4 «Порядок возмещения суточных» Инструкции № 115 на конкретных примерах.

Возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен в командировку (п.22 Инструкции № 115). Таким образом, с учетом данной нормы:

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства - участники СНГ оплату расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов следует осуществлять в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения (часть первая п.16 Инструкции № 115). При этом водителям грузовых автомобилей и лицам, командированным вместе с ними, учитывается время нахождения в пути следования.

Возмещение расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов следует осуществлять в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной для того государства (либо города в государстве), куда водитель направлен согласно заданию в командировку. В случае непредставления водителем, командированным в г.Москву, документов, подтверждающих остановку на ночлег в гостинице, наниматель должен произвести водителю выплату в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной Минфином РБ для г.Москвы (Российская Федерация), - 7 долл. США (140 долл. США х 5 / 100).

Ситуация 6

Работник направлен в служебную командировку за границу.

По каким нормам ему следует возмещать расходы по проживанию вне постоянного места жительства (суточные) в следующих случаях:

1) в организации работник направлен в служебную командировку за границу из г.Минска (место нахождения организации) в г.Москву (Российская Федерация) на служебном автомобиле с 1 по 3 ноября 2010 г.: 1 ноября 2010 г. вечером работник выезжает из г.Минска в г.Москву; 2 ноября 2010 г. - в 00.20 пересекает Государственную границу РБ, приезжает в г.Москву и выполняет задание по командировке; 3 ноября 2010 г. - выезжает из г.Москвы и приезжает в г.Минск;

2) в организации работник направлен в служебную командировку за границу из г.Минска (место нахождения организации) в г.Москву (Российская Федерация) на железнодорожном транспорте с 22 по 25 октября 2010 г. (согласно графику следования поезда пересечение Государственной границы РБ при направлении в г.Москву - 23 октября 2010 г. в 2.15, при возвращении обратно в г.Минск - 24 октября 2010 г. в 20.15);

3) в организации работник направлен в служебную командировку за границу из г.Минска (место нахождения организации) в г.Вильнюс (Литва) на служебном автомобиле с 10 по 11 октября 2010 г. При этом время пересечения Государственной границы РБ при направлении в г.Вильнюс и при возвращении обратно в г.Минск приходится на 1-й день командировки (пересечение границы: 10 октября 2010 г. в 8.00 - при направлении в г.Вильнюс и 23.55 - при возвращении обратно в г.Минск; возвращение из служебной командировки в г.Минск - 11 октября 2010 г. в 4.15)?

Днем отъезда является день отправления (выезда) транспортного средства (поезда, служебного автомобиля), которым выезжает работник, из Республики Беларусь, а днем прибытия - день прибытия указанного транспортного средства в Республику Беларусь, независимо от времени пересечения Государственной границы РБ. При отправлении транспорта до 24 ч включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее - последующие сутки.

Таким образом:

1) в случае если в организации согласно приказу и заданию нанимателя работник направлен в служебную командировку за границу из г.Минска (место нахождения организации) в г.Москву (Российская Федерация) на служебном автомобиле с 1 по 3 ноября 2010 г. и отметки в путевом листе (либо даты в иных сопроводительных документах) соответствуют датам выезда (1 ноября 2010 г.) и прибытия (3 ноября 2010 г.), то возмещение суточных работнику с 1 по 3 ноября 2010 г. производится в иностранной валюте по нормам, установленным Минфином РБ для г.Москвы (Российской Федерации), независимо от пересечения Государственной границы РБ 2 ноября 2010 г. в 00.20;

2) в случае если в организации согласно приказу и заданию нанимателя работник направлен в служебную командировку за границу из г.Минска (место нахождения организации) в г.Москву (Российская Федерация) железнодорожным транспортом с 22 по 25 октября 2010 г. и проездные билеты соответствуют датам отправления (22 октября 2010 г.) и прибытия (25 октября 2010 г.), то возмещение суточных с 22 по 25 октября 2010 г. производится в иностранной валюте по нормам Минфина РБ для г.Москвы (Российская Федерация) независимо от пересечения Государственной границы РБ 23 октября 2010 г. в 2.15 и 24 октября 2010 г. в 20.15;

3) в случае если в организации согласно приказу и заданию нанимателя работник направлен в служебную командировку за границу из г.Минска (место нахождения организации) в г.Вильнюс (Литва) на автотранспорте нанимателя с 10 по 11 октября 2010 г. и отметки в путевом листе соответствуют датам выезда (10 октября 2010 г.) и прибытия (11 октября 2010 г.), то возмещение суточных с 10 по 11 октября 2010 г. производится в иностранной валюте по нормам, установленным Минфином РБ для Литвы, независимо от пересечения Государственной границы РБ в течение 1 дня 10 октября 2010 г. в 8.00 и в 23.55.

Ситуация 7

В организации работник был направлен в служебную командировку за границу в г.Таллин (Эстония) на личном автомобиле.

При пересечении Государственной границы РБ и границ иностранных государств (Литва, Латвия, Эстония) в пунктах пропуска отметки о пересечении границ работнику не ставились, поскольку работник имеет европейский паспорт, который представляет собой пластиковую карточку и позволяет беспрепятственно пересекать границы государств.

При возвращении из служебной командировки работник представил командировочное удостоверение с отметкой о прибытии и выбытии, отчет о командировке и задание. Никаких других документов представлено не было.

Каким образом данному работнику возместить командировочные расходы за проживание вне места постоянного жительства (суточные)?

Возмещение работникам, направленным в служебную командировку за границу, расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных) следует производить на основании приказа нанимателя и задания на командировку (подписывается командированным работником и утверждается нанимателем), в котором помимо иного указывается время нахождения за границей и др., отметок в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь, а также подтверждающих документов в оригинале о фактически произведенных за время командировки расходах в пределах норм, установленных законодательством.

Отметки о пересечениях границы в описанном случае необходимы только в случаях остановок в пути.

Учитывая, что при пересечении Государственной границы РБ и границ иностранных государств (Литва, Латвия, Эстония) в пунктах пропуска соответствующие отметки о пересечении границ в европейском паспорте работнику не делались, поскольку он представляет собой пластиковую карточку и позволяет беспрепятственно пересекать границы, а также документы, подтверждающие время (день) пересечения границ (квитанции об оплате за проезд по платным дорогам, за стоянку, заправку, гостиницу и др.), отсутствуют, то время (день) пересечения указанных границ для возмещения суточных работнику организации, направленному в служебную командировку на личном автомобиле, может быть определено только расчетным путем на основании разработанных нанимателем маршрута и графика его движения, которые должны содержать время движения и отдыха командированного работника и совпадать с его реальным перемещением.

В случае временной остановки в пути следования (для выполнения служебного поручения или по другим не зависящим от работника причинам) и в связи с этим пребывания на территории иностранного государства продолжительностью 12 ч и более при проезде в государство, куда работник направлен в командировку, или при возвращении из командировки выплата суточных производится в иностранной валюте по нормам, предусмотренным для государства, в котором произошла временная остановка (в приведенном случае - по нормам, установленным Минфином РБ для Литвы и (или) Латвии) (п.27 Инструкции № 115).

За время остановки в пути следования по территории иностранного государства продолжительностью менее 12 ч суточные надо выплачивать по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку (в приведенном случае - по нормам, определенным Минфином РБ для Эстонии) (п.28 Инструкции № 115).

Алеся Гараева, главный экономист отдела регулирования оплаты труда в реальном секторе экономики главного управления труда и заработной платы Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь

От редакции: С 12 июля 2011 г. в ст.323 Трудового кодекса РБ от 26.07.1999 № 296-З на основании Закона РБ от 30.12.2010 № 225-З внесены изменения.

В Инструкцию о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденную постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115, на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 14.09.2011 № 87 внесены изменения и дополнения.