Использование транспортных средств для служебных целей

Ситуация

В организации имеется транспорт для грузоперевозок, в процессе эксплуатации которого возник ряд вопросов:

• можно ли этот транспорт использовать и для иных служебных целей организации?

• какими документами следует оформлять его работу?

• будут ли расходы по содержанию и эксплуатации транспорта для грузоперевозок в качестве служебного учитываться при налогообложении прибыли?

• как отражать расходы по содержанию автотранспорта в бухгалтерском учете?

Виды автотранспортных средств

В хозяйственной деятельности организации используют различный автотранспорт, который в зависимости от технических характеристик делится на грузовой, легковой (служебный), специальный и др.

Термины и определения автомобилей даны в ГОСТ 31286-2005 «Транспорт дорожный. Основные термины и определения. Классификация», введенном в действие постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 28.02.2006 № 9. В частности, согласно названному ГОСТу:

• легковой автомобиль - это пассажирский автомобиль с числом мест для сидения не более 9, включая место водителя;

• грузовой автомобиль - автомобиль, конструкция и оборудование которого предназначены для перевозки грузов.

Категория транспортного средства указывается в технических паспортах, выдаваемых органами Государственной автомобильной инспекции при регистрации этих транспортных средств.

Организация вправе использовать транспортные средства по своему усмотрению

Организация вправе использовать транспортные средства по своему усмотрению и возникающей необходимости.

При этом, естественно, должны учитываться экономические факторы, связанные с использованием транспорта. Вряд ли целесообразно и удобно использовать многотоннажный грузовой автомобиль для служебных поездок, не связанных с перевозкой груза или груза незначительного веса и объема.

Однако если в организации имеется, к примеру, грузовой автофургон, который изготовлен на базе микроавтобуса или легкового автомобиля, то при необходимости его можно использовать не только для перевозки грузов, в т.ч. и мелких, но и для служебных поездок, не связанных с перевозкой грузов.

Таким образом, в каждом конкретном случае целесообразность использования транспортного средства для той или иной поездки определяется организацией самостоятельно.

На использование транспорта необходимо оформлять путевые листы

Факт совершения хозяйственной операции должен быть подтвержден первичным учетным документом, имеющим юридическую силу. Его составляет ответственный исполнитель совместно с другими участниками операции (ст.9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности»).

Пунктом 1 Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» (далее - Указ № 114) также установлено, что каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.

Перечень первичных учетных документов, которые согласно Указу № 114 обязательны для применения всеми субъектами хозяйствования, утвержден постановлением Совета Министров РБ от 24.03.2011 № 360 (далее - Перечень № 360). Такого первичного документа, как путевой лист, Перечень № 360 не содержит.

Подпунктом 1.3 п.1 Указа № 114 установлено, что формы первичных учетных документов, не поименованные в Перечне № 360, могут утверждаться руководителем организации либо республиканскими органами государственного управления по согласованию с Министерством финансов РБ. При этом организация вправе самостоятельно утверждать для применения формы первичных учетных документов независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления (за исключением включенных в Перечень № 360).

Операции, связанные с эксплуатацией автомобильного транспорта, в т.ч. с определением расхода и учета топлива в баках транспортных средств, подлежат документальному оформлению. Стоимость израсходованного топлива в бухгалтерском и налоговом учете может быть отражена в составе соответствующих расходов только на основании первичного учетного документа. Таким первичным учетным документом при эксплуатации транспорта является путевой лист.

Необходимость наличия путевых листов при осуществлении автомобильных перевозок установлена частью первой ст.40 Закона РБ от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках» (далее - Закон № 278-З).

При осуществлении автомобильных перевозок для собственных нужд организация должна оформлять путевые листы.

Необходимость наличия путевых листов и предъявления их в автодорожных пунктах пропуска при выезде из Республики Беларусь и въезде в Республику Беларусь установлена п.24 Положения о порядке осуществления контроля за выполнением международных автомобильных перевозок по территории Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 30.05.2008 № 776.

Форма путевого листа утверждена постановлением Минфина РБ от 26.11.2010 № 138 (далее - постановление № 138). На сегодняшний день путевые листы не являются бланками строгой отчетности. Организации вправе заполнять в путевом листе, утвержденном постановлением № 138, только те графы, которые им необходимы, а также вводить дополнительные сведения.

На основе Инструкции о порядке оформления транспортных документов, утвержденной постановлением № 138, и руководствуясь Указом № 114, организации могут разработать свою необходимую для них форму путевого листа и закрепить ее в учетной политике. Но при этом путевой лист должен содержать все сведения, учитывающие особенности работы организации и необходимые для полного учета работы автотранспорта, а также соответствовать требованиям к первичным учетным документам, поименованным в подп.1.4 п.1 Указа № 114.

Путем внесения записи в путевой лист оформляется автомобильная перевозка груза нетоварного характера.

Также путевые листы служат подтверждением использования транспортных средств в предпринимательской деятельности организации.

При перевозке грузов должна быть оформлена товарно-транспортная накладная

Следует отметить, что при перемещении товарно-материальных ценностей организации автомобильным транспортом товарно-транспортная накладная необходима.

Товарно-транспортная накладная включена в Перечень № 360 и является в соответствии с Указом № 114 обязательной для применения всеми субъектами хозяйствования.

Форма товарно-транспортной накладной и Инструкция по ее заполнению утверждены постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 192.

Накладная ТТН-1 является основанием для списания товарно-материальных ценностей (далее - товары) у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Накладная ТТН-1 предназначена для учета движения товаров при их перемещении с участием транспортных средств, расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы.

Бланки накладных ТТН-1 являются бланками строгой отчетности.

Таким образом, независимо от того, осуществляется перевозка груза для сторонней организации или для собственных нужд, на перевозимый груз должна быть оформлена накладная формы ТТН-1.

Учет расходов по содержанию и эксплуатации транспорта при налогообложении прибыли

В настоящее время законодательством не установлено ограничений при отнесении в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, расходов на содержание и эксплуатацию служебного легкового транспорта.

При учете в составе затрат расходов на содержание и эксплуатацию служебного автотранспорта нужно руководствоваться общими нормами, установленными Налоговым кодексом РБ (далее - НК).

Согласно п.1 ст.130 НК затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете.

Перечень затрат, не учитываемых при налогообложении прибыли, приведен в ст.131 НК. Так, согласно п.1 ст.131 при налогообложении не учитываются, в частности, затраты на выполнение организацией или оплату работ (услуг), не связанных с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав.

Таким образом, условием для отнесения расходов на содержание служебного транспорта в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, является использование его в предпринимательской деятельности организации.

При учете затрат на содержание и эксплуатацию транспортных средств, в т.ч. используемых в качестве служебных, следует принимать во внимание норму подп.2.6 п.2 ст.130 НК, согласно которой учитываются при налогообложении амортизационные отчисления по основным средствам и нематериальным активам, используемым в предпринимательской деятельности и находящимся в эксплуатации. Основные средства, находящиеся в запасе, простое (в т.ч. в связи с проведением ремонта) продолжительностью до 3-х месяцев, приравниваются к основным средствам, находящимся в эксплуатации.

Учет расходов на автомобильное топливо

Согласно подп.1.7 п.1 ст.131 НК не учитываются при налогообложении прибыли расходы на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, доводимых до организаций в установленном порядке.

Согласно разъяснением МНС РБ, приведенным в письме от 27.03.2012 № 2-2-23/637 «О некоторых вопросах исчисления и уплаты налога на прибыль» порядок применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, эксплуатируемых юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, зарегистрированными на территории Республики Беларусь, установлен Инструкцией о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Минтранса РБ от 31.12.2008 № 141.

В соответствии с данной Инструкцией № 141 при эксплуатации автомобилей, используемых для выполнения международных автомобильных перевозок, норма расхода топлива устанавливается руководителями организаций или индивидуальными предпринимателями.

Кроме того, руководитель организации имеет право понижать нормы расхода топлива, установленные Министерством транспорта и коммуникаций РБ.

Таким образом, нормы, а следовательно, и размер включаемых в состав затрат расходов на топливо при эксплуатации автотранспорта может быть определен внутренним документом организации самостоятельно. При этом в состав затрат, учитываемых при налогообложении, включается расход топлива в пределах установленных норм его расхода.

Валентина Прохожая, экономист